Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì? Cách hạch toán & Quy định pháp luật liên quan

Chi phí quản lý doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là việc tính toán số tiền doanh nghiệp phải chi trả mà còn là một quá trình phức tạp liên quan đến hạch toán và các quy định pháp luật. Việc nhà quản lý hiểu rõ về các khoản chi phí này sẽ hỗ trợ cho quá trình vận hành và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng 1Office tìm hiểu và khám phá chi tiết về chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì? Các ví dụ? Tầm quan trọng của hạch toán và các quy định pháp luật liên quan dưới đây nhé.

1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc quản lý và vận hành hoạt động kinh doanh hàng ngày. Đây là những khoản chi phí cần phải chi trả để duy trì hoạt động và đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp từ việc thuê nhân viên, văn phòng đến các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, quản lý, tiếp thị và nhiều khía cạnh khác.

Chi phí quản lý doanh nghiệp nằm trong chi phí quản lý kinh doanh và không liên quan trực tiếp đến việc sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ mà tập trung vào các hoạt động quản lý, hỗ trợ và vận hành toàn bộ doanh nghiệp.

2. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

Dựa trên các khoản chi phí được đề cập trong Điểm 1.3 Khoản 1 Điều 64 của Thông tư 133/2016/TT-BTC, dưới đây là thành phần chi phí quản lý doanh nghiệp gồm:

1. Chi phí nhân viên quản lý: Bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc tuyển dụng, tính lương, bảo hiểm và các phúc lợi cho ban Giám đốc, cấp trưởng phòng và bộ phận quản lý trong doanh nghiệp. Các khoản chi phí này bao hàm cả chi phí liên quan đến quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới cũng như việc duy trì và phát triển nhân viên hiện có.

2. Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh các khoản chi phí liên quan đến việc mua sắm vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ cần thiết bao gồm các tài liệu, sách vở, dụng cụ văn phòng phẩm hỗ trợ cho công tác quản lý doanh nghiệp.

3. Chi phí đồ dùng văn phòng: Bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc mua sắm, duy trì các đồ dùng, thiết bị, nội thất, các tiện ích văn phòng như máy tính, máy in, bàn ghế, đèn, điều hòa nhiệt độ và các thiết bị khác trong môi trường làm việc.

4. Chi phí khấu hao TSCĐ: Đây là chi phí khấu hao của Tài sản cố định (TSCĐ) mà doanh nghiệp sở hữu. Nó bao gồm các tài sản vật lý như máy móc, thiết bị, phương tiện vận chuyển và tài sản không vật lý như quyền sử dụng đất.

5. Thuế, phí và lệ phí: Bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc trả các loại thuế, phí và lệ phí theo quy định của pháp luật. Bao hàm cả thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng (VAT), các khoản phí về kế toán, kiểm toán, đăng ký kinh doanh và các khoản lệ phí khác.

6. Chi phí dự phòng: Đây là chi phí dự trữ được cấp dành cho việc giải quyết các tình huống không mong muốn hoặc khó dự đoán có thể xảy ra trong quá trình quản lý kinh doanh. Chi phí này đảm bảo rằng doanh nghiệp có sẵn nguồn tài chính để đối phó với những thách thức bất ngờ.

7. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí liên quan đến việc mua sắm các dịch vụ từ bên ngoài doanh nghiệp để hỗ trợ các hoạt động quản lý và vận hành. Các dịch vụ mua ngoài có thể bao gồm tư vấn chuyên gia, dịch vụ tư vấn pháp lý, dịch vụ tư vấn tài chính, dịch vụ tiếp thị, dịch vụ kiểm toán, dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật và nhiều loại dịch vụ khác.

8. Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi phí đột xuất, không thường xuyên và không nằm trong các danh mục trên mà doanh nghiệp phải chi trả, cụ thể như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác, tàu xe, đi lại,… Nó cho phép doanh nghiệp đưa ra việc chi trả các khoản chi phí không dự định mà vẫn đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ các quy định tài chính.

>> Xem thêm: Nguyên tắc phù hợp trong kế toán: Khái niệm, Nội dung và Ví dụ áp dụng

3. Tầm quan trọng của việc xác định chi phí quản lý

Việc hạch toán các loại chi phí quản lý trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng và ảnh hưởng to lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp. Hiểu rõ các chi phí quản lý giúp doanh nghiệp có sự cân nhắc và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên tài chính, tránh lãng phí mà vẫn đảm bảo tiết kiệm. Dưới đây là ý nghĩa của việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp:

• Đưa ra quyết định kinh doanh thông minh và xác định được những lĩnh vực cần tập trung đầu tư, cắt giảm hoặc tối ưu hóa chi phí để đảm bảo sự phát triển bền vững.
• Điều chỉnh và cập nhật chiến lược kinh doanh phù hợp dựa vào sự thay đổi của thị trường. Như xác định các khoản chi phí đang chiếm tỷ trọng lớn, doanh nghiệp có thể thích nghi nhanh chóng để giảm thiểu tác động tiêu cực và tối ưu hóa hiệu quả.
• Tăng tính minh bạch, tuân thủ quy định pháp luật và các tiêu chuẩn kế toán nhằm tăng sự tin cậy trong mắt cả nhà đầu tư, đối tác kinh doanh và cơ quan quản lý.
• Đo lường đánh giá hiệu suất của các hoạt động quản lý từ đó xác định phương pháp và quy trình tốt nhất để cải thiện và tăng cường giá trị cho khách hàng.
• Dự báo và lập kế hoạch cho tương lai một cách chính xác hơn. Các số liệu này giúp doanh nghiệp đưa ra dự đoán về tình hình tài chính và xác định các biện pháp cần thực hiện để đạt được mục tiêu.
• Dự báo và lập kế hoạch cho tương lai một cách chính xác nhằm xác định các biện pháp cần thực hiện để đạt được mục tiêu.

4. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp theo Thông tư 200

Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính Việt Nam quy định về hạch toán chi phí và doanh thu, dưới đây là cách tính chi phí quản lý trong doanh nghiệp theo thông tư này:

4.1 Kết cấu và nội dung của tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh

Tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh là tài khoản quan trọng trong hệ thống sổ sách kế toán, phản ánh các khoản chi phí liên quan đến quản lý và vận hành doanh nghiệp.

- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả: Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết. Nhằm phản ánh việc điều chỉnh số dự phòng dựa trên thực tế mới.

- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả: Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết.

- Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”: Giúp tích hợp chi phí vào báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Bảng kết cấu và nội dung phản ánh chi phí quản lý kinh doanh

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ, điều này thể hiện rằng các khoản chi phí đã ghi nhận sẽ được kết chuyển vào các tài khoản khác như đã mô tả ở trên. Ngoài ra, tài khoản 642 còn có hai tài khoản cấp 2 liên quan:

Tài khoản 6421 - Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp và tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh.

Tài khoản 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh.

4.2 Cách tính chi phí quản lý trong doanh nghiệp

Bước 1: Xác định các khoản chi phí liên quan đến quản lý Đầu tiên, nhà lãnh đạo cần xác định các loại chi phí mà doanh nghiệp phải chịu liên quan đến hoạt động quản lý. Đây có thể là các khoản chi phí như lương và phụ cấp nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, thuế, phí và lệ phí, và các khoản chi phí khác có liên quan.

Bước 2: Ghi nhận chi phí trong hệ thống kế toán Sau khi xác định các khoản chi phí, quản lý cần ghi nhận chúng vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Mỗi loại chi phí sẽ được ghi nhận vào các tài khoản tương ứng trong sổ sách kế toán, chẳng hạn như tài khoản “Chi phí lương và phụ cấp nhân viên” (631), “Chi phí vật liệu tiêu hao” (633), “Khấu hao TSCĐ” (642) và tài khoản “Thuế, phí và lệ phí” (635).

Bước 3: Thu thập dữ liệu Để tính toán chi phí quản lý, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu về các khoản chi phí trong mỗi khoản tài khoản liên quan, bao gồm việc ghi nhận số tiền chi phí thực tế đã phát sinh trong kỳ cụ thể.

Bước 4: Tính toán chi phí Dựa trên dữ liệu đã thu thập, tiến hành tính toán tổng chi phí cho mỗi loại chi phí. Điều này có thể bao gồm việc cộng dồn các số tiền chi phí đã phát sinh trong kỳ.

Bước 5: Kiểm tra và điều chỉnh Doanh nghiệp tiến hành kiểm tra và so sánh với các dữ liệu thực tế và số liệu trong hệ thống kế toán. Nếu cần hãy điều chỉnh các số liệu để đảm bảo tính chính xác.

Bước 6: Kết chuyển chi phí Cuối kỳ, nhà quản trị cần kết chuyển tổng chi phí đã tính toán vào tài khoản tương ứng để phản ánh vào báo cáo tài chính. Thông thường, chi phí quản lý sẽ được kết chuyển vào tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh” (911) để tích hợp vào báo cáo kết quả kinh doanh.

Bước 7: Lập báo cáo Cuối cùng, doanh nghiệp tiến hành lập các báo cáo tài chính liên quan, bao gồm báo cáo lợi nhuận và lỗ nhuận để thể hiện tổng chi phí quản lý trong doanh nghiệp.

Lưu ý rằng cách tính chi phí quản lý có thể thay đổi tùy theo quy định pháp luật và phương pháp kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định, doanh nghiệp nên tham khảo thông tin cụ thể từ cơ quan quản lý và chuyên gia kế toán.

>> Xem thêm: IFRS là gì? Tầm quan trọng và Lộ trình chuyển đổi cho doanh nghiệp

5. Phần mềm quản lý thu chi doanh nghiệp 1Office CRM

Có thể thấy khi quản lý doanh nghiệp, việc hiểu rõ và hạch toán các khoản chi phí là một yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả và bền vững. Bởi việc theo dõi và ghi nhận chi phí quản lý một cách chính xác là một nhiệm vụ phức tạp và tốn rất nhiều thời gian. Tuy nhiên với sự hỗ trợ của công nghệ cụ thể là phần mềm quản lý thu chi 1Office CRM đã giúp nhiều doanh nghiệp giải quyết bài toán này.

1Office CRM - là một trong những phần mềm kế toán được hơn 5.000 doanh nghiệp tin dùng hiện nay với những tiện ích và tính năng ưu việt, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp:

• Theo dõi tình hình tài chính mọi lúc mọi nơi ngay cả trên di động.
• Dễ dàng giám sát toàn bộ công nợ theo từng mốc thời gian cụ thể.
• Tự động nhập liệu hóa đơn mua hàng, bán hàng… tránh gây sai sót.
• Hỗ trợ tính toán, tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính.
• Công nợ được liên kết trực tiếp với đơn hàng, hợp đồng, báo giá…

Nhận ngay bản dùng thử tính năng Quản lý tài chính 1Office CRM hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ hoàn toàn miễn phí.

Nhận bản dùng thử tính năng miễn phí

Trên đây là toàn bộ khái niệm, quy định và cách tính toán chi phí quản lý doanh nghiệp mà 1Office đã tổng hợp. Nếu Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu phần mềm quản lý thu chi doanh nghiệp, liên hệ với chúng tôi qua:

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn