Cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Viết Email bằng tiếng Anh là một trong những kỹ năng rất cần thiết khi bạn cần viết thư xin việc hay làm việc với đối tác nước ngoài. Qua bài viết dưới đây Anh ngữ Ms Hoa sẽ giúp bạn hiểu rõ về cấu trúc một bài email bằng tiếng Anh hoàn chỉnh, kèm với đó là những bài email mẫu được áp dụng trong đời sống hàng ngày. 

I. Cấu trúc một bài Email bằng tiếng Anh

Phần 1: Chào hỏi

Hãy mở đầu bức thư bằng một lời chào. 

Example: 

– Dear Mr. Bill/ Dear Mrs. Nancy/ Dear Miss Lily (Nếu bạn sử dụng Mrs hoặc Miss khi gửi thư cho phụ nữ thì phải chắc chắn rằng người đã kết hôn hay chưa. Và nhớ là không sử dụng “first name” trong trường hợp này).
– Dear Sir/ Dear Madam (trường hợp bạn không biết người nhận thư sẽ là nam hay nữ thì hãy viết chung Dear Sir/Madam).

– Dear Dr. john.

Phần 2: Lý do viết thư

– I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of secretary/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces.
(Tôi viết thư để đặt trước phòng khách sạn/ để ứng tuyển cho vị trí thư ký/ để xác nhận việc đặt trước vé/ để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn)

– I am writing with regard to the sale of Lumia Smartphone/ to the complaint you made on 26th January.
(Tôi viết thư này liên quan đến việc bán sản phẩm điện thoại thông minh Lumia/ để giải đáp những phàn nàn của bạn vào ngày 26 tháng hai)

– With reference to our telephone conversation on Saturday, I would like to let you know that we will compensate 20% of the product for you.
(Liên quan đến cuộc thảo luận trên điện thoại của chúng ta vào ngày thứ bảy, tôi muốn cho bạn biết rằng chúng tôi sẽ bồi thường 20% giá trị sản phẩm cho bạn)

Phần 3: Nội dung chính

Tiếp đến bạn hãy đi nhanh vào vấn đề, mục đích chính của bức email

Example:

Just a quick note to invite you to my birthday party/ to tell you that we will organize a birthday party for my brother
(Nói một cách ngắn gọn là tôi muốn mời bạn đến buổi tiệc sinh nhật của tôi/ để nói với bạn rằng chúng tôi sẽ tổ chức một bữa tiệc sinh nhật cho em trai của tôi)

This is to invite you to join us for dinner
(Bức thư này để mời bạn tham gia với chúng tôi trong bữa ăn tôi nay)

*Hoặc nếu bạn đang trả lời một bức thư thì hãy nói

Example:

Thanks for your e-mail, it was wonderful to hear from you
(Cảm ơn email của bạn, thực sự là rất tuyệt vời khi được nghe tin từ bạn)

Example:

I wanted to let you know that I have just graduated for 3 days
(Tôi muốn cho bạn biết tôi vừa mới tốt nghiệp cách đây 3 ngày)

I’m writing to tell you about my last holiday
(Tôi viết thư để kể cho bạn nghe về kì nghỉ lễ vừa rồi của tôi)

>>> Xem thêm: Cách viết địa chỉ bằng tiếng Anh

Những cụm từ dùng để mở đầu và kết thúc Emai chuyên nghiệp

 

Formal

Informal

Mở đầu Email 

Dear Mr Piper,
Dear Sir or Madam,

Hi Tim,
Hi there Tim,
Morning/Afternoon/Evening Tim,
Hello again Tim,

Kết thúc Email 

Yours sincerely,
Yours faithfully,
Yours truly,

Rgds,
Cheers,
Bye for now,
See you soon,


II. Một số mẫu Email bằng tiếng Anh thông dụng

#1. Mẫu Email bằng tiếng Anh cho Bạn

Dear Smith Family,

Hello, my name is John. I received a confirmation letter from the exchange organization today. It said I’ll be staying with you for two months later this year. I wanted to introduce myself so you can know a bit more about me.

I’m 18 years old. I like listening to rock music, playing basketball and reading comic books. I will graduate from high school later this year, and I hope to go to college next year. I’ve never traveled outside of my country, so meeting you and visiting your country will be an exciting, new experience for me! 

I’d also like to know more about you, so if you have a chance, please write back at this email address. If you have any questions for me, I’d be happy to answer them.

Thanks again for agreeing to host me—I’m very excited to meet you in person!

John

#2. Mẫu viết Email bằng tiếng Anh cho Đối tác

Subject: Delivery delay
Dear Mr Pascal, 

We regret to inform you that we will not be able to respect the deadline previously agreed for the delivery of your order. Our supplier has warned us today that they are experiencing supply problems, which will result in a delay in our production chain. We count on your understanding and thank you for your patience. 

Please accept our apologies.
Best regards,

#3. Mẫu viết Email bằng tiếng Anh cho Sếp

Subject: New product catalogue 
Dear Ms.Chapman, 

Following your request, we have recently sent you our new catalogue. We are convinced that it will enable you to see the quality of our products. Our local agent will contact you soon to arrange a meeting on a day and time that suits you in order to discuss in detail how our products can be of benefit to your company’s needs.

For further information, please do not hesitate to contact us. 
Yours sincerely, 

#4. Mẫu viết Email trả lời phỏng xin việc 

Subject: Web Content Editor position

Dear Sir/Madam, 

With reference to your job ad in xxx, I would like to submit my application for the position of Web Content Editor in your company. 

I graduated in Communication Sciences at the University of xxx and worked for several years in a Digital Agency as Content Specialist. I believe my skills and experience are in line with the requirements for the job position. I will be glad to introduce myself in an interview, that will allow you to better evaluate my possible recruitment. 

Please find attached a copy of my resume. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

#5. Mẫu viết Email hẹn gặp đối tác.

Dear Professor Smith,

I really enjoyed your Introduction to Writing Course, and I was interested in continuing by taking the Advanced Writing Course next semester. I’d like to meet with you to ask a few questions about the course, and also to get more information about the scholarship for international students.

Would it be possible to meet with you at your office sometime next week? I’m available during your regular office hours on Monday and Wednesday (2-5 p.m.), but if you’re busy on those days, I could also meet any time on Tuesday or on Friday afternoon. Please let me know what day and time would work best for you.

Thanks very much for your time and help!

John Johnson